SQAS / ESAD

SQAS oraz ESAD
SQAS (Safety & Quality Assessment for Sustainability)
 
SQAS jest systemem oceny Dostawców Usług Logistycznych oraz Dystrybutorów Chemicznych pod względem jakości oferowanych usług, bezpieczeństwa i higieny pracy, zagadnień środowiskowych, ochrony (security) oraz CSR (Corporate Social Responsibility. Ocena ta jest przeprowadzana za pomocą standardowego kwestionariusza przez niezależnego audytora.
 
Wynikiem oceny SQAS nie jest certyfikacja, lecz szczegółowy raport zawierający informacje, niezbędne dla firm chemicznych w procesie decyzyjnym w zakresie wyboru partnera logistycznego.
 
Organizacją odpowiedzialną za zarządzanie oraz zapewnienie integralności systemu oceny SQAS jest CEFIC-European Chemical Industry Council  (Europejska Rada Przemysłu Chemicznego). Ocena dokonywana jest przy pomocy kwestionariusza odpowiedniego dla danego  modułu SQAS przez akredytowanego audytora. Wyniki oceny są umieszczane w elektronicznej bazie danych i są dostępne dla członków Service Group.
 
Moduły SQAS
W ramach systemu SQAS wydzielono pięć modułów dla różnych typów Operatorów Usług Logistycznych:
 
SQAS Transport Service
Kwestionariusz stosowany do oceny firm świadczących usługi transportowe (posiadających własne pojazdy oraz kierowców) jak również operatorów usług, którzy podzlecają usługi transportowe na zewnątrz- spedycji.
 
SQAS Tank Cleaning
Kwestionariusz ten ma zastosowanie dla firm świadczących usługi oczyszczalnia cystern i zbiorników (myjni cystern). Ocena SQAS jest pierwszym krokiem do wystawiania Europejskiego Dokumentu Mycia (ECD).
 
SQAS Warehouse
Kwestionariusz dla dostawców usług magazynowych- może mieć zastosowanie zarówno dla magazynów materiałów sypkich (luzem) jak i magazynów produktów opakowanych.
 
SQAS Rail
Kwestionariusz można stosować dla wszystkich operatorów i spedytorów kolejowych.  Ocenie mogą poddawać się zarówno firmy z własną trakcją jak również operatoprzy niezależni, bez własnej infrastruktury.
 
SQAS dla Dystrybutorów (ESAD)
Kwestionariusz ma zastosowanie dla firm świadczących usługi dystrybucji chemii. Jeśli firma oprócz działalności handlowej prowadzi również działania operacyjne, stosowane są sekcje Di i S. Jeśli firma ma charakter wyłącznie „biurowy”, stosuje się sekcję Di.
 
Jeśli firma posiada rozpuszczalniki chlorowane, dodatkową sekcją będzie w tym przypadku Cs, ale to do przedsiębiorstwa należy decyzja, czy sekcja ta będzie podlegała ocenie.
 
Jeśli firma prowadzi działalność związaną z żywnością i/lub kosmetykami i/lub środkami farmaceutycznymi, dodatkową sekcją będzie F. Jeśli firma chce ukazać zgodność z zasadami dobrej praktyki dystrybucji i handlu (GTDP), podsekcja GTDP musi być dodatkowo stosowana do podstawowej sekcji F.  Wtedy będzie stosowana sekcja G. Firma decyduje czy te sekcje będą poddane ocenie.
 
Firma może zdecydować się na ocenę wg części Cs, F lub G w każdym momencie po ocenie Di, pod warunkiem, że nie wygasła ważność Di. Ważność raportów sekcji Cs, F lub G wygasa w momencie, gdy kończy się ważność pierwotnej oceny Di.
 
Zalety systemu SQAS
 
Wynikiem wprowadzenia systemu SQAS jest  jeden proces oceny eliminujący poszczególne audyty dokonywane odrębnie przez firmy chemiczne. Zaletą takiego rozwiązania jest oszczędność czasu i środków finansowych poprzez skoncentrowanie wysiłków oraz zasobów na jednym procesie.
 
Ocena jest dokonywana przez audytorów, akredytowanych oraz nadzorowanych przez CEFIC.
 
Raporty oceny są przechowywane w centralnej bazie danych. Jest to przejrzyste narzędzie  pozwalające na łatwą analizę wyników oceny. Wgląd do danych zawartych w bazie mają firmy, którym oceniona jednostka udostępniła kod dostępu oraz członkowie Service Group (chyba, że ocenione przedsiębiorstwo zastrzegło dostęp).
Oceniona firma może udostępnić również swój raport  z audytu lub jego część w postaci pliku pdf.
 
Firmy chemiczne używają wyników oceny w procesie zarządzania ryzykiem w zakresie wyboru parterów biznesowych. Raporty te dostarczają informacji na temat zaobserwowanych podczas procesu oceny mocnych oraz słabych stron w obszarze ich wymagań.
 
Proces oceny SQAS
 
Odpowiadanie na pytania kwestionariusza SQAS
Wymagane jest podanie odpowiedzi na wszystkie pytania. Nie ma możliwości wyboru poszczególnych pytań. Na każde pytanie musi być udzielona odpowiedź „1”(tak) lub „0”(nie) lub „nie dotyczy”, bazująca na ustnych odpowiedziach ocenianej firmy, przedstawionych dowodach i obiektywnych spostrzeżeniach asesora. Do każdego pytania asesor ma również możliwość dodawania komentarzy (np. wytłumaczenie, dlaczego została podana pozytywna lub negatywna odpowiedź). Wartość raportu znacznie wzrasta, gdy podane są komentarze opisowe wyjaśniające punktację (np. powołanie się na konkretny dokument, pozwolenie, itp.).
W przypadku, gdy podana jest odpowiedź „nie dotyczy”, dodanie komentarza jest obowiązkowe (asesor musi wytłumaczyć dlaczego pytanie jest traktowane jako „nie dotyczące” ocenianych operacji).
 
Niektóre pytania są zaznaczone symbolem CC (Comments compulsory). W takim przypadku komentarz jest obowiązkowy, niezależnie od odpowiedzi na pytanie. Komentarze powinny zawsze dodać wartość do odpowiedzi, a nie tylko powtarzać odpowiedź lub ją popierać (przykładami komentarzy o słabej wartości będą: nie dotyczy, nie zauważono, ok).
Asesor i firma poddawana ocenie mają również możliwość dodania ogólnych komentarzy do całości oceny. Jeżeli komentarze (szczegółowe lub ogólne) podane są w lokalnym języku, powinno być dodane tłumaczenie na język angielski.
 
Każdy komentarz asesora powinien być obiektywny i nie oparty na osobistych lub subiektywnych opiniach.
 
Oceniana firma może dodać komentarze do poszczególnych pytań po zakończeniu raportu na stronie internetowej SQAS.
 
Typy pytań
Jeżeli pytanie jest związane z odpowiednią europejską legislacją, będzie to wskazane w objaśnieniu pytania.
 
Pytanie może być również wskazane jako RC lub RC Imp. RC oznacza, że pytanie związane jest z programem Responsible Care ECTA (European Chemical Transport Association- Europejskie Stowarzyszenie Transportu Chemicznego). RC imp identyfikuje pytania związane z dodatkowym ulepszeniem tego programu.
 
 
Dokumenty przed oceną (dokument PAD)
PAD jest generowany przy pomocy łatwego w użyciu generatora. Firma, która zamierza poddać się ocenie musi skompletować dokumenty najpóźniej trzy tygodnie przed oceną i przesłać je asesorowi.
 
Celem PAD jest:
określenie zakresu oceny i dostarczenie asesorowi odpowiednich informacji do przygotowania oceny. PAD zawiera podstawowe informacje o firmie: działalność podlegająca ocenie, ilość i rodzaj pracowników, liczba i rodzaj podwykonawców, itd.
oszczędność czasu podczas oceny: PAD może być zaimportowany przez oprogramowanie asesora, który musi sprawdzić informacje dostarczone przez firmę podczas oceny
oszacowanie czasu oceny