ISO/TS 22163 (IRIS)

ISO/TS 22163 (IRIS) - międzynarodowy standard dla przemysłu kolejowego
 

IRIS (International Railway Industry Standard) czyli międzynarodowy standard dla przemysłu kolejowego utworzony przez UNIFE (Union des Industries Ferroviaires Européennes, the Association of the European Rail Industry).

 W maju 2017 roku standard IRIS został przekształcony w specyfikację techniczną ISO/ TS 22163:2017.

 W ramach UNIFE została powołana grupa robocza (IRIS group) w celu zdefiniowania i upowszechnienia standardu zarządzania specyficznego dla przemysłu kolejowego i opartego na normie ISO 9001. W skład komitetu sterującego IRIS wchodzą między innymi takie firmy jak:  BOMBARDIER TRANSPORTATION, SIEMENS, Ansaldobreda, Knorr-Bremse, CAF, ALSTOM i inne znane firmy branży kolejowej.

Standard został stworzony dla samooceny przedsiębiorstw oraz niezależnej oceny przez zewnętrzne jednostki certyfikujące akredytowane przez UNIFE.

Celem normy jest rozwój i ciągłe doskonalenie systemu zarządzania przedsiębiorstwem i jego procesów w celu zapewnienia jakości i bezpieczeństwa produktów w globalnym sektorze kolejowym.

Korzyści wynikające z wdrożenia oraz certyfikacji IRIS:

  • Wzrost jakości i bezpieczeństwa w ramach całego łańcucha dostaw
  • Odpowiednie, jasno określone wymagania zaakceptowane przez wszystkie zainteresowane strony jako integralna część zarządzania we wszystkich firmach w branży kolejowej
  • Rzetelna ocena przez niezależne jednostki certyfikujące
  • Światowa rozpoznawalność w przemyśle kolejowy

Wymagania związane z ISO/ TS 22163:2017 zostały przedstawione w dwóch dokumentach:

  • Technical specification ISO/ TS 22163:2017 Zastosowania kolejowe — System zarządzania jakością – Wymagania dotyczące systemu zarządzania przedsiębiorstwem dla organizacji kolejowych: ISO 9001: 2015 oraz szczególne wymagania do zastosowania w sektorze kolejowym
  • IRIS Certification™ rules:2017 Rules for achieving and maintaining IRIS Certification™ recognitio

Główne różnice w odniesieniu do normy ISO 9001:2015

  • dostosowanie do wymagań rynku kolejowego- dodanie specyficznych wymagań oznaczonych dopiskiem Supplemental
  • zastosowanie kwestionariusza Assessment sheet for IRIS certification™ audits based on ISO/TS 22163:2017 (poprzez oprogramowanie IRIS Audit-Tool)
  • wymagane udokumentowanie 22 obowiązkowych procesów (norma ISO 9001:2015 mówi wprost tylko o 1 procesie)
  • obowiązkowe KPI dla procesów
  • pytania „nokautujące” Knock Out (KO),
  • bardziej złożony proces certyfikacji
  • wynik procentowy auditu- poprzez układ wymagań bazujący na 4 tzw. poziomach dojrzałości

Informacje odnośnie ISO/ TS 22163

Podejście procesowe

IRIS – ISO/ TS 22163, podobnie jak norma ISO 9001, bazuje na podejściu procesowym. Podejście to polega na identyfikacji, określeniu powiązań oraz skutecznym zarządzaniu procesami, które organizacja uznała za istotne dla jest funkcjonowania. Oprócz uwzględnienia zasad cyklu PDCA (patrz informacje w zakładce ISO 9001:2015) oraz podejścia opartego na ryzyku, dodatkowo ISO/ TS 22163 w p. 4.4.3 definiuje formalne wymagania odnośnie procesów:

„Tam, gdzie niniejszy dokument (czytaj: ISO/ TS 22163) wymaga udokumentowanego procesu, dokumentacja ta powinna obejmować przynajmniej wymagania opisane w punktach od 4.4.1 a) do 4.4.1 e)”

W związku z powyższym każdy udokumentowany proces powinien:

  1. mieć określone wymagane wejścia i oczekiwane wyjścia,
  2. uwzględniać  wzajemne oddziaływanie z innymi procesami oraz sekwencja procesów powinna być określona,
  3. mieć określone kryteria i metody (uwzględniające monitorowanie, pomiary i powiązane wskaźniki efektywności) potrzebne do zapewnienia jego skutecznego przebiegu i nadzorowania,
  4. mieć określone zasoby potrzebne dla jego realizacji,
  5. definiować odpowiedzialności i uprawnienia w jego zakresie.

Dodatkowym wymaganiem ISO/ TS 22613 jest wyodrębnienie w ramach 22 obowiązkowych procesów  5 „najważniejszych” procesów, które muszą być oceniane w trakcie każdego auditu:

  • Zarządzanie projektami (ISO / TS 22163 punkt 8.1.3),
  • Wymagania dotyczące produktu i usług (punkt 8.2 ISO / TS 22163),
  • Nadzorowanie zewnętrznie dostarczanych procesów, produktów i usług (punkt ISO / TS 22163 8.4),
  • Projektowanie i rozwój produktu i usług (punkt 8.3 ISO / TS 22163),
  • Produkcja i świadczenie usług (punkt 8.5 ISO / TS 22163)

Co najmniej dla tych powyższych procesów należy opracować tzw. Diagramy żółwia (Turtle diagram), które mają wizualnie prezentować charakterystykę procesu oraz kluczowych informacji z nim związanymi, celem oceny skutecznej realizacji i doskonalenia danego procesu.

Diagram żółwia powinien być podglądem procesu mieszczącym się na jednej stronie z zawartością określoną w IRIS Certification™ rules.

Kolejnym formalnym wymaganiem normy kolejowej są obowiązkowe oraz zalecane wskaźniki skuteczności procesów – tzw. KPI (Key Perfomance Indicator).

ISO/ TS 22163 obligatoryjnie wymaga stosowania poniższych wskaźników:

  • zadowolenie klienta (por. 9.1.2),
  • terminowość dostawy do klienta,
  • niezgodności zgłoszone przez klienta (por. 8.7),
  • niezgodności wewnętrzne (por. 8.7),
  • niezgodności dostawców zewnętrznych (por. 8.7),
  • terminowość dostawy dostawców zewnętrznych,
  • koszty braku jakości (QDC),
  • koszty projektu (por. 8.1.3.8),
  • proces zarządzania wymaganiami (por. 8.2.5);
  • proces projektowania i rozwoju (8.3).

Dodatkowo zalecanymi wskaźnikami są:

  • czas odpowiedzi na niezgodności i reklamacje od klientów,
  • możliwości produkcyjne wraz z prognozami (uwzględniającymi produkcję oraz infrastrukturę),
  • czas rozwiązywania problemów (np. otwartych kwestii),
  • FAI (kontrolę pierwszej sztuki) (por. 8.9),
  • czas przestoju wyposażenia produkcyjnego,
  • skuteczność audytu wewnętrznego (por. 9.2),
  • skuteczność zarządzania zamówieniami (por. 8.1.2).

Odpowiedzialność i uprawnienia właścicieli procesów

Zgodnie z wymaganiami ISO/ TS 22163 (p. 5.3.1) najwyższe kierownictwo jest zobowiązane do wyznaczenia właścicieli procesów.

Każdy właściciel procesu jest odpowiedzialny za zgodność procesu ze wszystkimi wymaganiami wymienionymi w punkcie 4.4 normy, poza wymaganiem odnoszącym się do zapewnienia dostępności zasobów (odpowiedzialność najwyższego kierownictwa).

Zgodnie z powyższym właściciele procesów, oprócz wymagań odnoszących się formalnie do procesów opisanych wyżej w części dotyczącej formalnych wymagań co do procesów, dodatkowo są zobowiązani do:

  1. uwzględnienia ryzyka i szans w procesach i zarządzania nimi (zgodnie z wymaganiami opisanymi w p. 6.1 ISO/ TS 22163),
  2. oceniania procesów i wdrażania wszelkich niezbędnych zmian, które zapewnią, że te procesy będą osiągały zamierzone wyniki,
  3. doskonalenia procesów oraz systemu zarządzania jakością.

Kolejnym wymaganiem normy kolejowej dotyczącym wprost właścicieli procesów jest konieczność ich uczestnictwa w okresowym przeglądzie (nie rzadziej raz w roku) procesów. Zgodnie z wymaganiem określonym w p. 9.4 normy ISO/ TS 22163 organizacja w ramach przeglądów procesów jest zobowiązana do:

  • omówienia zgodności procesu z wymaganiami opisanymi w p. 4.4.1 normy (patrz opis powyżej),
  • odniesienia się do działań wynikających z poprzedniego przeglądu procesu oraz w razie potrzeby podjąć związane z tym decyzje oraz określić działania,
  • przekazać wyniki przeglądów procesów najwyższemu kierownictwu,
  • udokumentować oraz zachować dane wejściowe i wyjściowe do przeglądu procesów,
  • odniesienia się do niezgodności zidentyfikowanych w ramach procesów,
  • określenia czy zasobów potrzebne do działania procesów są dostępne i skuteczne.

Dodatkowo zaleca się, aby w ramach przeglądów procesów:

  • przeprowadzić analizę wskaźników KPI powiązanych z odpowiednimi procesami obejmującą przegląd realizacji celów KPI,
  • dokonać przeglądu znaczenia KPI oraz działań, które należy dostosować w razie potrzeby,
  • omówić działania korygujące wynikające z audytów wewnętrznych w ramach procesów,
  • zidentyfikować potrzebę w zakresie pozyskiwania wiedzy oraz zmian w zakresie kompetencji potrzebnych dla danego procesu,
  • zweryfikować czy wskaźniki skuteczności procesów (KPI) są skoncentrowane na potrzebach stron zainteresowanych.

Układ normy ISO/ TS 22163

Wymagania normy kolejowej zostały zbudowane bazując na strukturze HLS (High level structure) czyli koncepcji tworzenia norm systemów zarządzania.

W załączniki SL do Dyrektywy ISO/IEC, Część 1 Skonsolidowany Suplement ISO – Procedury specyficzne dla ISO określono między innymi poniższe założenia:

  • unifikacja struktury wszystkich norm dla systemów zarządzania,
  • identyczny bazowy tekst, terminologia i podstawowe definicje stosowane we wszystkich normach systemów zarządzania,
  • rozdziały norm nie mogą być zmieniane,
  • można dodawać podrozdziały, tekst  wyjaśniający (np. uwagi i przykłady), tekst który zwiększa (ale nie zmienia) istniejące wymogi,
  • można dodawać definicje,
  • zmiany w poszczególnych normach dotyczą zwykle wymogów specyficznych dla danej branży, które znajdą się w rozdziale 8 norm– Realizacja,
  • załącznik  SL  stosuje  się  nie  tylko  do  norm  ISO  ale  także  do  specyfikacji technicznych ISO TS

Zgodnie z powyższym wymagania normy ISO/ TS 22163:2017 zawierają wszystkie wymagania normy ISO 9001:2015 oraz dodatkowo specyficzne wymagania określone przez branżę kolejową.

Najważniejsze wymagania dodatkowe uwzględnione w ISO/ TS 22163:

5.2.4 Polityka bezpieczeństwa,

6.1.4 Planowanie ciągłości działania,

6.2.3  Cele bezpieczeństwa,

6.4 Planowanie biznesowe,

7.1.1.1 Proces planowania budżetu,

8.1.1 Planowanie outsourcingu lub transferu procesów,

8.1.2 Zarządzanie ofertowaniem,

8.1.3 Zarządzanie projektem (Project Management),

8.1.4 Zarządzenie konfiguracją,

8.1.5 Zarządzanie zmianami,

8.2.5 Wymagania dla produktów oraz usług,

8.3.1.1 Projektowanie oraz wdrażanie nowych technologii,

8.4.1.1, 8.4.1.1.1, 8.4.1.1.2, 8.4.1.1.3, 8.4.1.1.4, 8.4.2.1, 8.4.2.2, 8.4.2.3, 8.4.3.1, 8.4.4 Wymagania dodatkowe związane z nadzorem nad procesami, wyrobami i usługami dostarczanymi z zewnątrz (EPPPS) oraz dostawcami,

8.5.1.1, 8.5.1.1.1, 8.5.1.1.2, 8.5.1.1.3, 8.5.1.2, 8.5.1.3, 8.5.2.1, 8.5.3.1, 8.5.4.1, 8.5.5.1, 8.5.7 Wymagania dodatkowe związane z nadzorowaniem produkcji i dostarczaniem usług,

8.6.1, 8.7.3 Wymagania dodatkowe dotyczące zwalniania wyrobów i usług oraz nadzorem nad niezgodnymi wyjściami

8.8 RAMS/ LCC

8.9 Kontrola pierwszej sztuki (FAI)

8.10 Zarządzanie wyrobami wychodzącymi z użycia

8.11 Zarządzanie innowacją

9.4 Przegląd procesu

Zasady certyfikacji

Zgodnie z IRIS Certification™ rules:2017 schemat przebiegu certyfikacji składa się z poniższych etapów:

1. Ocena procesów

Auditor wiodący jednostki certyfikującej dokonuje przeglądu dokumentacji otrzymanej od firmy przystępującej do certyfikacji.

Organizacja jest zobowiązana do przesłania do jednostki certyfikującej najpóźniej w terminie 60 dni przed planowaną datą certyfikacji następujących dokumentów:

  • dotyczących percepcji klienta (analiza stron zainteresowanych, wykaz kluczowych klientów z branży kolejowej, powiązanych wskaźników KPI),
  • informacji zwrotnych od klientów,
  • status reklamacji klienta i statystyki reklamacji z tytułu gwarancji,
  • diagramy żółwia dla obowiązkowych procesów w celu oceny efektywności,
  • wskaźników KPI z odniesieniem do klienta wewnętrznego / zewnętrznego procesu,
  • wyników KPI,
  • lista procesów i ich interakcji.

Powyższe dane, w przypadku pierwszej certyfikacji, musza dotyczyć okresu co najmniej ostatnich 6 miesięcy.

W przypadku, gdy organizacja nie prześle wymaganej dokumentacji z wyprzedzeniem 60 dni kalendarzowych do auditora wiodącego, 0,5 dnia z czasu przeznaczonego na przygotowanie musi zostać wykorzystana w celu przeprowadzenia przeglądu danych na miejscu w firmie.

2. Audit gotowości (Readiness Review)

Przegląd gotowości ma na celu wstępną ocenę stopnia zgodności organizacji z wymaganiami certyfikacji IRIS.

Przegląd gotowości musi zostać przeprowadzony w siedzibie klienta:

• Przed auditem certyfikującym oraz w przypadku zmiany jednostki certyfikującej,

• Maksymalnie 60  dni kalendarzowych przed rozpoczęciem auditu.

Przegląd gotowości jest powtarzany, jeśli nie został zakończony pozytywnie.

Przegląd gotowości powinien zostać przeprowadzony w siedzibie organizacji przed auditem recertyfikującym  i w przypadku zmiany zespołu auditorów w ramach tej samej jednostki certyfikującej.

Oprócz przeglądu polityki jakości i schematów organizacyjnych, muszą zostać sprawdzone następujące warunki wstępne w celu upewnienia się odnośnie gotowości organizacji do przeprowadzenia auditu:

• Kontrola porównawcza obowiązkowych procesów i KPI,

• Efektywność percepcji Klienta,

• Szczegółowa ocena wstępna dotycząca wymagań Knock Out (KO),

• Ocena lokalizacji klienta i warunków specyficznych dla konkretnej lokalizacji (np. lokalizacja zdalna),

• Weryfikacja uzgodnionego zakresu certyfikacji IRIS,

• Alokacja zasobów do auditu oraz uzgodnienie z klientem wszystkich szczegółów, oraz

• Zaplanowanie auditu.

Na podstawie informacji zebranych podczas przeglądu gotowości zespół auditowy określa gotowość klienta do przeprowadzenia audytu certyfikującego / recertyfikującego.

3. Certyfikacja

Pierwszy audit u klienta jest określany jako audit certyfikujący. Jeśli audit zakończy się pomyślnie, organizacja otrzymuje certyfikat ISO/ TS 22163 (IRIS).

Audit certyfikujący przeprowadzany jest na miejscu w lokalizacji klienta. Ma on na celu ocenę wdrożenia, w tym efektywność  systemu zarządzania biznesem. W związku z tym muszą być dostępne dane i zapisy z okresu co najmniej 6 miesięcy przed rozpoczęciem auditu certyfikującego, odnoszące się do działań IRIS w zakresie certyfikacji.

Zakres auditu certyfikującego obejmuje oceną:obowiązkowe wymagania K.O.,:

  • obowiązkowe wymagania K.O.,
  • obowiązkowe procesy i KPI,
  • obowiązujące wymagania ISO/TS 22163,
  • poziomy rozwoju za pomocą arkusza oceny opartego na wymaganiach ISO/TS 22163,
  • percepcję klienta,
  • wydajność procesu poprzez ocenę efektywności procesu.

W przypadku negatywnego wyniku auditu, w ciągu 90 dni przeprowadza się ponowne audity lub następuje zamknięcie działań korygujących przez przegląd dokumentacji.

Autor: Tomasz Tilszer